Bangladesharchives


Statuten contactgevevens
July 21, 2013, 8:52 am
Filed under: Foundation | Tags:

BARM

 

KvK      inschr.nr. 27  380  353

Anbi     fiscaalnr.  8224 31 671

 

Rek.nr. 55 877 08, Rotterdam

 

Adres:

 

Secretaris     BARM

De heer R.W.Spork

Larikslaan         191

3053 LB Rotterdam

 

Tel. 010  –  4 18 1982

E: r.spork@planet.nl

 

 

Statuten van BARM.

Naam, zetel en duur.

Artikel 1.

1 De stichting draagt de naam: Stichting tot ondersteuning van BARM. (Bangladesh Archives & Records Management)

2 De stichting is gevestigd in de gemeente ’s-Gravenhage.

3 De stichting is opgericht voor onbepaalde tijd.

Doel.

Artikel 2.

1 De stichting heeft ten doel:

a.   het bevorderen van het bewustzijn in Bangladesh van het juridische, administratieve en culturele belang van archieven en collecties, alsmede het bevorderen van een adequaat beheer van die archieven en collecties;

b.   het ondersteunen van activiteiten die bijdragen tot het onder 1a genoemde..

2 De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door:

a.   Het geven van onderwijs gericht op verbetering van de archiefzorg en informatiehuishouding in Bangladesh;

b.   Het verstrekken van informatie over het onder 2a genoemde.

c.   het onderhouden van internationale contacten ter facilitering van trainingen van

Bengaalse archiefmedewerkers.

d.   en alle andere activiteiten die bijdragen tot het in artikel 1 gestelde doel.

Geldmiddelen.

Artikel 3.

De Stichting krijgt geldmiddelen uit:

–          Subsidies en donaties;

–          Schenkingen, erfstellingen en legaten;

–          Alle andere verkrijgingen en baten.

Bestuur.

Artikel 4.

1 Het bestuur van de stichting bestaat uit tenminste drie leden en wordt voor de eerste maal bij deze akte benoemd. Benoemingen zijn voor een termijn van 4 jaar. Bestuursleden kunnen aansluitend worden herbenoemd.

2  Het bestuur (met uitzondering van het eerste bestuur waarvan de leden in functie worden benoemd) kiest uit zijn middel een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functies van secretaris en penningmeester kunnen ook door één persoon worden vervuld.

3 Benoeming, schorsing en ontslag van bestuursleden.

Benoeming, schorsing en ontslag vindt plaats door het bestuur zelf. Het bestuur kent twee kwaliteitszetels: een lid van en aangewezen door de Kring van Zuid-Hollandse Archivarissen en een lid van en aangewezen door de KVAN; dit kan ook 1 persoon zijn.

 

4 Mocht(en) in het bestuur om welke reden dan ook één of meer leden ontbreken, dan vormen de overblijvende bestuursleden, of vormen de overblijvende bestuursleden een wettig bestuur.

5 De leden van het bestuur genieten geen beloning voor hun werkzaamheden. Ze kunnen evenwel aanspraak maken op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun fuctie gemaakte kosten.

Bestuursvergaderingen en bestuursbesluiten.

Artikel 5.

1 Bestuursvergaderingen worden ten minste twee maal per jaar gehouden.

2 In de regel convoceert de secretaris de vergaderingen; hij doet dat  tijdig, met vermelding van de plaats van samenkomst, het tijdstip van de vergadering en de te behandelen onderwerpen.

3 Alle bestuursleden hebben het recht een vergadering te beleggen, mits zij dat tijdig doen, met vermelding van de plaats van samenkomst, het tijdstip van de vergadering en de te behandelen onderwerpen.

4 Over geagendeerde onderwerpen besluit het bestuur bij meerderheid van stemmen (de helft plus één; in geval van breuken afgerond naar boven).

5 Onderwerpen die niet op de agenda staan kunnen niettemin worden behandeld mits de helft plus één van de in functie zijnde bestuursleden aanwezig is. Besluiten over de onderwerpen moeten  met algemene stemmen worden genomen.

6 De vergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuur; bij diens afwezigheid wijst de vergadering zelf haar voorzitter aan.

7 Van het verhandelde in de vergaderingen worden notulen gemaakt, die in de volgende vergadering worden vastgesteld en getekend door de voorzitter en de secretaris.

8 Het bestuur kan ook buiten vergaderingen besluiten nemen, mits alle bestuursleden in gelegenheid zijn gesteld hun mening te uiten. Van een aldus genomen besluit wordt een relaas gemaakt waarin de meningen van de bestuursleden worden opgenomen. Het wordt na ondertekening door de secretaris en de voorzitter bij de notulen gevoegd.

9 Alle stemmingen ter vergadering geschieden mondeling tenzij iemand van de bestuursleden  een schriftelijke stemming wenst.

Bestuursbevoegdheid en vertegenwoordiging.

Artikel 6.

1 Het bestuur is belast met het besturen van de stichting.

2 Het bestuur is niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerstelling voor een schuld van een ander verbindt.

Artikel 7.

1 Het bestuur vertegenwoordigt de stichting in en buiten recht.

2 Het bestuur kan besluiten de stichting te laten vertegenwoordigen door twee met name genoemde gezamenlijk handelende bestuursleden.

Het bestuur kan volmacht verlenen aan één bestuurslid.

Einde bestuurslidmaatschap.

Artikel 8.

Het bestuurslidmaatschap eindigt:

–          Door overlijden van een bestuurslid;

–          Bij verlies van het vrije beheer over zijn vermogen;

–          Bij schriftelijke ontslagneming;

–          Door zijn ontslag hem verleend door de gezamenlijke overige bestuursleden;

–          Bij ontslag op grond van art. 298 boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. .

Boekjaar en jaarstukken.

Artikel 9.

1 Het boekjaar van de stichting is gelijk aan het kalenderjaar.

2 Per het einde van ieder boekjaar worden de boeken der stichting gesloten. Daaruit worden door de penningmeester een balans en een staat van baten en lasten over het geëindigde boekjaar opgemaakt, welke jaarstukken binnen zes maanden na afloop van het boekjaar aan het bestuur worden aangeboden.

3 De jaarstukken worden door het bestuur vastgesteld.

Statutenwijziging.

Artikel 10.

1 Het bestuur is bevoegd deze statuten te wijzigen. Het besluit daartoe moet genomen worden met algemene stemmen in een vergadering, waarin alle bestuursleden aanwezig zijn, zonder dat in het bestuur enige vacature bestaat.

2 De wijziging moet op straffe van nietigheid bij notariële akte tot stand komen.

3 Het bestuur is verplicht een authentiek afschrift van de wijziging, alsmede de gewijzigde statuten neer te leggen ten kantore van het Openbaar Stichtingenregister, gehouden door de Kamer van Koophandel en Fabrieken, binnen welker gebied de stichting haar zetel heeft.

Ontbinding en vereffening.

Artikel 11.

1 Het bestuur is bevoegd de stichting te ontbinden. Op het daartoe te nemen besluit is het bepaalde in artikel 10, lid 1 van toepassing.

2 De stichting blijft na haar ontbinding voortbestaan voorzover dit tot de vereffening van haar vermogen nodig is.

3 De vereffening geschiedt door het bestuur.

4 De vereffenaars dragen er zorg voor, dat van de ontbinding van de stichting inschrijving geschiedt in het register, bedoeld in artikel 10, lid 3.

5 Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zoveel mogelijk van kracht.

6 Een eventueel batig saldo van de ontbonden stichting dient te worden bestemd ten behoeve van een algemeen nut beogend rechtspersoon met een doel zoveel mogelijk overeenkomend met het doel van de stichting. De naam van deze rechtspersoon dient in het besluit tot ontbinding van de stichting te worden opgenomen.

7 Na afloop van de vereffening worden het archief van de ontbonden stichting overgedragen aan het Nationaal Archief te ’s-Gravenhage.

Slotbepalingen.

Artikel 12.

In alle gevallen, waarin noch de wet noch de statuten voorzien, beslist het bestuur.



Jaarverslag 2012
July 21, 2013, 8:48 am
Filed under: Foundation | Tags:

Rotterdam, 5 mei 2013

Jaarverslag 2012 van de Stichting Bangladesh Archives & Records Management (BARM)

In bijlage 1 vindt u een beknopt verslag van de reis naar Bangladesh 2012/2013 van Floor Geraedts en Sigfried Janzing.

In bijlage 2 vindt u de samenstellingsverklaring (jaar 2011) van accountantsbureau Mazars.

Statuten van de Stichting (aparte PDF). Voornaamste bepalingen:

1 De stichting heeft ten doel:

a.         het bevorderen van het bewustzijn in Bangladesh van het juridische, administratieve en culturele belang van archieven en collecties, alsmede het bevorderen van een adequaat beheer van die archieven en collecties;

b.         het ondersteunen van activiteiten die bijdragen tot het onder 1a genoemde..

2 De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door:

a.         Het geven van onderwijs gericht op verbetering van de archiefzorg en informatiehuishouding in Bangladesh;

b.         Het verstrekken van informatie over het onder 2a genoemde.

c.         het onderhouden van internationale contacten ter facilitering van trainingen van

Bengaalse archiefmedewerkers.

d.         en alle andere activiteiten die bijdragen tot het in artikel 1 gestelde doel.

Verslag 2012

Het bestuur bestond in 2012 uit: Els van den Bent (voorzitter), Sigfried Janzing (penningmeester) en René Spork (secretaris). Leden: Yvonne Bos-Rops, Roelof Braad, Floor Geraedts, Theo Schelhaas.

De KVAN heeft een vertegenwoordiger in de Stichting in de persoon van Roelof Braad. De banden tussen de Stichting BARM en de KVAN zijn geformaliseerd. In Bangladesh is er BARM Society, de lokale ‘counterpart’ van de Stichting BARM. Het is BARM Society dat geacht wordt een programma op te stellen en uit te werken met ondersteuning (meer in persoon dan financieel) van de Stichting BARM.

Het bestuur van de Stichting BARM is in 2012 driemaal bijeen geweest (18 april, 22 augustus en 21 november). De vergaderingen dienen ter afronding van de vorige reis en voorbereiding van de volgende reis naar Bangladesh. Het is het verblijf van initiatiefnemer drs. Floor Geraedts (2-3 maanden) dat wordt gefinancierd en ondersteund. Reizen van andere leden van BARM worden betaald uit fondsenwerving en/of privé-middelen. Omdat de Stichting BARM in 2012 de ANBI status heeft aangevraagd en verkregen is het mogelijk om schenkingen aan de Stichting af te trekken van de belastingen.

Het bestuur heeft geconstateerd dat fondsenwerving steeds moeilijker wordt. Het KICI-kledingfonds, een trouwe sponsor, merkt de gevolgen van de crisis: er wordt minder oude kleding ingezameld en dus krijgt het fonds minder inkomsten en kan het minder uitdelen. Door het bestuur wordt naarstig gezocht naar alternatieven.

De 20ste reis van Floor begint vermoedelijk in december 2013.


Bijlage 1 Reis Floor Geraedts en Sigfried Janzing (beknopt verslag)

19e Barmreis, 28 nov. 2012 – 17 maart 2013 (Floor, Sigfried sloot aan in januari). Floor begonnen in India, School of Archives, lesgeven en les volgen, nieuwe directeur van NAI SAS en opvolger van Mrs Dr Meena Gautam: mr Syed Farid Ahmed; ook aandacht voor externe dienstverlening zoals archieftentoonstellingen en andere vormen van klantenmobilisatie, die weer tot versterking van Archival Awareness leiden, mr Rajmani Srivastava, head dept. Exhibitions of NAI. Regionale contacten op archiefgebied, kennis delen, stukken delen.

Nieuwe directeur National Archives in Dhaka, Wadud, wil meer aandacht voor acquisitie van archieven en aantrekken van vooral academische raadplegers voor studiezaal. BARM Society (BARMS) overigens niet erg actief richting India, bijvoorbeeld wat betreft hulp inroepen bij opzetten opleidingen. Overleg gehad met Home Department wat betreft archiefinspectie. Moeizaam proces, waarbij landelijk programma (land heeft enorme omvang) moeizaam doorsijpelt naar de deelstaten. In West Bengal State Archives 8 – 18 dec. ’12: Floor heeft op verzoek van Jinna Smit (NA, programma MCH) nog wat onderzoek gedaan naar/in van oorsprong Nederlandse archiefbescheiden (Lennart Bes’vraag naar VOC archiefbescheiden; daarnaast de zogenaamde pattas: enkele honderden licensies voor gebruik van percelen land voor huisvesting, respectievelijk winkels en andere bazar – activiteiten in en rondom Chinsura, 40 km ten noorden  van Kolkata aan River Houghly). Floor kennis gemaakt met journalist Biplab Gupta met geschiedkundige belangstelling voor Nederlandse overblijfselen in West-Bengalen. Floor gebruikt netwerk voor ‘vertalen’ bronnen (samenwerking India/Bangladesh).  Ratan Lal Chakraborty in Shyamnagar gesproken over opzetten van handboek archiefbeheer: er ligt een voorstel voor synopsis van 2010 / 2011. Ook contact met Abhijit Bhattacharya, hoofd Archival Dept. van het IISG – achtige CSSS in Bhaisnab Ghata, Kolkata. 18 December naar Bangladesh. Veel aandacht voor bezoeken aan locale GOVTs op het platteland. ‘Gemeentesecretarissen’ met ‘informatiefunctie’ gesproken die ontvankelijk zijn voor beheer oud archief etc. , tevens interesse voor records management.  Vooral de UISC’s met jonge ICT geschoolde medewerkers on het kader van Digital Bdesh 2021 (regeringsprogramma vanaf dec. 2008) werkt door: Right To Information Act 2009 en Citizen’s Charter, ook digitalisering van de Birth Registration. Ongeveer 27 plaatsen in drie maanden bezocht! Binnen BARMS te weten in het archiefteam (11 personen in Prothom Alo, belangrijke NRC-achtige landelijke krant, evenknie van The Daily Star van Mahfuz Annam) heeft Lutful Haq ‘friends of archives of Bangladesh’ (facebook) in het leven geroepen voor uitwisseling informatie etc. Met een blog erbij. De krant Prothom Alo waar Lutful Haq werkt heeft belangstelling voor zijn archiefprojecten. Meld je aan bij Fcbk groep FAB. Floor heeft al diverse bijdragen “gepost”. Bij de krant werken honderden ‘vrijwilligers’ {Bondhushuvas} die via netwerk hopen aan baan te komen en die ook echt belangstelling hebben voor archiefkwesties. Floor: daaruit kan opleidingsbehoefte en inrichting opleiding ontstaan. Overlaten aan het spel der vrije maatschappelijke krachten, denk aan de meer dan 60 particuliere universiteiten in Bangladesh. Ondermeer in dit verband een revitalisering van de Barm-samenwerking met IUBAT (2002 – 2007) waarvoor Floor en Sigfried 25 januari ’13 hebben overlegd met Vice Chancellor prof dr Alimullah Miyan in IUBAT, Uttara. Positieve impulsen gaan uit van programma ‘Digital Bangladesh 2021’, introductie Citizen Charter en Right to Information Act. BARMS: Mezbah is eindelijk lid geworden. Ook ICDDR,B’s LISU hoofd Nazimuddin nu betrokken bij het reguliere zaterdagmiddagoverleg in Archival dept. van Prothom Alo.  Heritage Archives (HABH) in Rajshahi inmiddels flink uitgebreid (het gebouw is verhoogd met o.a. conferentiezaal en 2 appartementen, acquisitie; dat helpt bij exploitatie). Floor in Sardha, nabij  Rajshahi de BPA (= Bangladesh Police Academy , 1912 opgericht voor heel Brits India) bezocht met oog op advisering inzake  archiefbeheer en Floor schets n.a.v. dit bezoek beeld dat zo’n instituut en wat de regeringen van Pakistan (1947 – 1971) en Bangladesh (sedert 1972) ermee gedaan hebben, veel meer continuïteit laten zien dan de zogenaamde dekolonisatie suggereert. Zo’n instelling laat zien, hoe moeizaam het proces verloopt van ontwikkeling van een echt eigen bestuurlijk apparaat in de gedekoloniseerde staat en maatschappij door de nieuwe, lees: eigen elite. Sterker nog: de mate waarin de nieuwe staat en de nieuwe elite zich wenst te identificeren met dit koloniale relict laat zien hoe onmachtig de top van de sociale stratificatie is, zich een werkelijk vernieuwd bestuursapparaat eigen te maken. Sigfried 23 januari aangekomen. Met Floor naar NAB voor jaarlijks trainingsprogramma voor de medewerkers. Met onder meer Elias (NA) aan de slag wat betreft acquisitie. Nieuwe mensen leren kennen (jongeren).  Presentaties gegeven over archiefgebruik en digitale archivering (dat laatste was wat te complex). Trainingen gegeven/bekeken op gebied van information literacy (Mezbah) en right to information en records management. Er wordt nu vanuit FAB (BarmS) wel actief gewerkt aan network building and archival awareness raising. Bij bezoek aan BSDA (n.g.o.  op sociaaleconomisch en cultureel ontwikkelingsgebied in Dinajpur) werd ook speciaal aandacht besteed aan het eigen ARM en filing system van deze NGO. Relatie RU historicus prof Mahbubur Rahman en NGO chairman (+ history teacher Carmichael College) dr  Moniruzzaman speelt hierin een uitgesproken positieve rol.

Namens de Stichting BARM, René Spork, secretaris, 10 mei 2013

 

Bijlage 2

Aan het bestuur van Stichting tot ondersteuning van Barm

Larikslaan 191

3053 LB ROTTERDAM

 

Rotterdam, 26 februari 2013

 

IV/52593

 

Geacht bestuur,

 

Hierbij brengen wij verslag uit omtrent de uitkomsten van onze werkzaamheden inzake het

samenstellen van de jaarrekening 2011.

 

1 SAMENSTELLINGSVERKLARING

 

OPDRACHT

Conform uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2011 van Stichting tot ondersteuning van

Barm te ´s-Gravenhage bestaande uit de balans per 31 december 2011 en de staat van baten en lasten over 2011 met de toelichting samengesteld.

 

VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE LEIDING

Kenmerkend voor een samenstellingsopdracht is, dat wij ons baseren op de door het bestuur

verstrekte gegevens. De verantwoordelijkheid voor de juistheid en de volledigheid van die

gegevens en voor de daarop gebaseerde jaarrekening berust bij het bestuur.

 

26 februari 2013

 

VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE ACCOUNTANT

Het is onze verantwoordelijkheid als accountant om de door u verstrekte opdracht uit te voeren in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de voor accountants gedrags- en beroepsregels. In overeenstemming met de voor het accountantsberoep geldende standaard voor samenstellingsopdrachten, bestonden onze werkzaamheden in hoofdzaak uit het verzamelen, het verwerken, het rubriceren en het samenvatten van financiële gegevens.

Daarnaast hebben wij de aanvaardbaarheid van de bij het samenstellen van de jaarrekening

toegepaste grondslagen op basis van de door de onderneming verstrekte gegevens

geëvalueerd. De aard van onze werkzaamheden is zodanig dat wij geen zekerheid omtrent de getrouwheid van de jaarrekening kunnen verstrekken.

 

BEVESTIGING

Op basis van de ons verstrekte gegevens hebben wij de jaarrekening samengesteld onder

toepassing van de grondslagen voor financiële verslaggeving.

 

2 ALGEMEEN

De Stichting tot ondersteuning van Barm (BANGLADESH Archives & Records Management) is op 28 april 2010 opgericht middels een notariële akte.

De Stichting heeft ten doel het bevorderen van het bewustzijn in Bangladesh van het juridische, administratieve en culturele belang van archieven en collecties, alsmede het adequaat beheer van archieven en collecties, en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevordelijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords.

 

 

3 FISCALE POSITIE

Bij het opstellen van de jaarrekening zijn we er van uitgegaan dat de stichting vrijgesteld is voor de vennootschapsbelasting.

 

26 februari 2013

 

 

Tot het verstrekken van nadere toelichtingen zijn wij gaarne bereid.

Hoogachtend,

 

MAZARS PAARDEKOOPE R HOFFMAN N. V .

R.J. de Rek AA

Stichting tot ondersteuning van Barm 26 februari 2013

´s-Gravenhage

 

FINANCIEEL JAARVERSLAG 2011

Stichting tot ondersteuning van Barm 26 februari 2013

´s-Gravenhage

 

JAARREKENING 2011

Stichting tot ondersteuning van Barm

´s-Gravenhage

 

BALANS PER 31 DECEMBER
ACTIEF                                  
2011                2010

 

VLOTTENDE ACTIVA

LIQUIDE MIDDELEN                  1.628                  997

SOM DER VLOTTENDE ACTIVA                   1.628               997

TOTAAL                                 1.628               997

 

26 februari 2013

 

PASSIEF                              2011                2010

 

STICHTINGSKAPITAAL                    1.628               997

TOTAAL                               1.628               997

 

 

 

STAAT VAN BATEN EN LASTEN OVER       2011

 

                                                2011                       28-04-2010 t/m 31-12-2010

 

BIJDRAGEN                                   1.497                          6.866

Kosten projecten                             0.840                          5.855

 

BRUTOWINST                           0.657                          1.011

 

BEDRIJFSRESULTAAT             0.657                          1.011

 

Rentelasten en soortgelijke

kosten 5 -26 -14

FINANCIEEL RESULTAAT          -26             -14

 

RESULTAAT                                    0.631                          0.997

 

TOELICHTING

 

ALGEMEEN

 

ACTIVITEITEN

De activiteiten van Stichting tot ondersteuning van Barm bestaan voornamelijk uit bevorderen van het bewustzijn van het juridische, administratieve en culture belang van archieven en collecties in Bangladesh.

 

GRONDSLAGEN VOOR DE WAARDERING VAN ACTIVA EN PASSIVA

 

ALGEMEEN

De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde

verslaggevingsregels. De jaarrekening is opgesteld in euro’s. Activa en passiva worden

gewaardeerd tegen nominale waarde, tenzij een andere waarderingsgrondslag is vermeld.

Tenzij anders vermeld zijn de activa en passiva gewaardeerd tegen verkrijgingsprijzen c.q.

nominale waarden. Winsten op transacties worden genomen op het moment dat deze zijn

uitgevoerd en afgeleverd; verliezen worden genomen zodra deze bekend zijn.

 

LIQUIDE MIDDELEN

De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.

 

GRONDSLAGEN VOOR DE RESULTAATBEPALING

 

ALGEMEEN

Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen netto-opbrengsten en de kosten hiervan

over het verslagjaar, met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde

waarderingsgrondslagen. De winsten zijn verantwoord in het jaar waarin de goederen en

diensten geleverd c.q. verricht zijn. De verliezen op transacties zijn verantwoord in het jaar

waarin deze voorzienbaar zijn.

 

BESTUUR

Het bestuur gedurende het boekjaar werd gevormd door mevrouw E.A.G. van den Bent, de

heer R.W. Spork en de heer S.F.M.J. Janzing.

Stichting tot ondersteuning van Barm 26 februari 2013

 

 

BALANS

 

VLOTTENDE ACTIVA

2011                           2010

1 LIQUIDE MIDDELEN                                           €                             €

ING Bank N.V.                                                            1.628                          0.997

2 STICHTINGSKAPITAAL

Stichtingskapitaal

 

Eigen vermogen per 1 januari 2011                          0.997

Aandeel in het resultaat                                        0.631

Eigen vermogen per 31 december 2011                 1.628

 

 

 

 

 

 



BARM Overzicht Beleid 1995-2015

Bangladesh Archives & Records Management, 1995-2015, een overzicht

 

Met een paar korreltjes gist verander je de structuur van een massa deeg. Met dat idee in het achterhoofd begon archivaris Floor Geraedts in 1995 een samenwerking van Bangladeshi hoogleraren en archiefmensen om ‘iets’ te doen aan archiefzorg, archiefopleiding en archiefbewustwording. Zonder goede bevolkingsadministratie kun je geen verkiezingen organiseren, geen belasting heffen. Zonder een goed ingerichte informatiehuishouding kun je geen rekening en verantwoording afleggen en kunnen burgers hun recht niet halen. ‘Goed bestuur’ is dan niet mogelijk, corruptie helaas wel. Daarnaast spelen archieven een rol als het geheugen van de samenleving, van groot belang voor de geschiedenis, ook van en in Bangladesh. In maart 1999 besloot de Kring van Zuid-Hollandse Archivarissen, op voorspraak van de toenmalige voorzitter, Theo Schelhaas, het project BARM, gericht op archiefontwikkeling in Bangladesh, financieel te ondersteunen. Inmiddels is het project ‘geadopteerd’ door de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland. In Bangladesh zelf heeft het project meer structuur gekregen door de oprichting van de BARM-Society met daarin onder meer vertegenwoordigers van het Nationaal Archief in Dhaka en de Universiteit van Dhaka.

De activiteiten van BARM bestaan voornamelijk uit het organiseren van een jaarlijks bezoek (2-3 maanden) van Floor Geraedts en anderen aan Bangladesh waarbij ter plaatse een intensief programma wordt gevuld, opgesteld in overleg met BARM-Society, onder meer gericht op opleiding, bewustwording, inspectie en wat meer praktische archiefzaken. Van voldoende structurele financiering van BARM is geen sprake, zodat elk jaar weer een beroep moet worden gedaan op fondsen en soms zelfs eigen middelen.

Beknopte geschiedenis van Bangladesh

Op 3 juli 1946 werd de provincie Bengalen verdeeld in een overwegend hindoeïstisch West-Bengalen en een overwegend islamitisch Oost-Bengalen. Bij de onafhankelijkheid van India en Pakistan in 1947 kwam West-Bengalen als staat bij India en Oost-Bengalen als provincie bij Pakistan. In 1955 werd Oost-Bengalen hernoemd in Oost-Pakistan.

Oost-Pakistan werd genegeerd door de centrale regering in West-Pakistan (het huidige Pakistan) en het gebied werd gedomineerd door West-Pakistani. Dit was aanleiding voor het ontstaan van strubbelingen en leidde tot een onafhankelijkheidsstrijd in 1971. Op 26 maart begon het leger van Pakistan aan een bloedige onderdrukking van de opstand, hierbij werden onschuldige mannen, vrouwen en kinderen in groten getale vermoord. In december gaf het Pakistaande leger zich over, mede onder druk van de 3 december binnengevallen Indiase troepen. Majoor  Mujibur Rahman (sociaal-democratische  Awami League) verklaarde hierop de onafhankelijkheid van Bangladesh. Deze ‘vader des vaderlands’ had in Pakistaanse gevangenschap gezeten en keerde terug om gestalte te geven an de toekomstverwachtingen van  75 miljoen Bengalen. En dat in een bestuurlijk en administratief vacuum. Het zat de Bengalen niet mee: in drieëneenhalf jaar tijds zwichtte een moeizaam geïnstalleerde begonnen parlementaire structuur onder de druk van bestuurlijke wanorde, een van criminaliteit en corruptie doordesemde politiek, economische chaos en uitzonderlijk natuurgeweld. Uit de  reeks machtswisselingen volgend op de militaire staatsgreep en de moord op praktisch de hele familie van Sheikh Mujib (Rahman) van 15 augustus 1975 verrees een nieuw Bangladesh onder de leiding van generaal Ziaur Rahman, de Oostpakistaanse generaal die in de eerste dagen van de Bengaalse opstand in maart 1971 met een radio-oproep vanuit Chittagong een belangrijke stimulans tot verzet tegen de Westpakistaanse autoriteiten gaf.  Zijn verdienste was dat hij althans gedurende de jaren 1975-1981 enige eenheid in het hopeloos verdeelde land bracht en enige economische vooruitgang mogelijk maakte. De verdeeldheid onder de Bengalen had alles te maken met de tegenstelling seculieren – Islamisten, voorstanders van onafhankelijkheid tegen Pakistaanse collaborateurs, voorstanders van een neutrale meer op India gerichte koers en voorstanders van een (beperkte) Islamisering, overigens gecombineerd met oriëntatie op de USA. Na een episode van grote politieke instabiliteit en dictatoriale gezagsuitoefening (1981-1990) begon met het verdrijven van de militaire leider Hossain Mohammed Ershad in 1990 een periode van parlementair bestuur. De verkiezingen voor organen van de nationale, regionale en locale overheden zijn steeds opnieuw een bron van heftige tegenstellingen, felle disputen over electoraal geknoei en forse geweldpleging maar tot op heden bleken de democratische instellingen voldoende levensvatbaar. Het formele idee van een onafhankelijke rechtspraak wordt allerwege toegejuicht, maar het bestuurlijke cirquit neigt voortdurend tot beïnvloeding van de rechtspraak. Op landelijk niveau roept dit via scherpe protesten in de media en de politiek voldoende tegenkrachten ten gunste van onafhankelijke rechtsmacht op. De corruptie lijkt toe te nemen, maar tegelijkertijd krijgt ook de weerstand ertegen meer aandacht en gewicht.

Het presidentschap van Bangladesh is een grotendeels ceremoniële positie, de macht ligt bij de minister-president die het hoofd van de regering is. De president wordt iedere vijf jaar gekozen door het parlement. De beperkte macht van de president wordt uitgebreid in tijden van een overgang tussen 2 regeringen. De president benoemt de minister-president uit de parlementsleden, hij dient hierbij iemand te kiezen van wie hij aanneemt dat die de steun van de meerderheid van de parlementariërs geniet. De president benoemt ook de leden van de hoogste rechtbank, de Supreme Court.

Goed bestuur

BARM  staat voor Bangladesh Archives & Records Management en beoogt in Bangladesh wezenlijk tot ontwikkeling en armoedebestrijding bij te dragen door ‘goed bestuur’ (‘good governance’) te bereiken. ‘Goed bestuur’ betekent gelijkheid van de burger tegengesteld aan willekeur, verantwoording afleggen, controleerbaar rechtsverkeer en  handhaving van de wet. Een goed bestuur kan niet zonder betrouwbare administratie. BARM draagt die boodschap uit. Omdat BARM klein is, vraagt BARM een verantwoorde inzet van mensen en middelen die het  bewustwordingsproces en kennisoverdracht op gang houden.

BARM is zoals gezegd als gist, een bijna verwaarloosbare materie die een grote deegmassa van structuur doet veranderen.  En dat is precies wat informatie- en archiefbeheer in het maatschappelijke leven doen. Archieven zijn belangrijk.

Het is niet leuk om als burger van loket A naar loket B te worden gestuurd, maar al met al geldt: lang leve de bureaucratie, een bureaucratie die zo efficiënt mogelijk opereert en vooral zonder willekeur. Zonder goede bevolkingsadministratie bijvoorbeeld wordt het wel erg lastig om verkiezingen te organiseren, belasting te heffen en te bepalen hoeveel ziekenhuizen, scholen enzovoort er moeten worden gebouwd. De neerslag van de bureaucratie vinden we in archieven.

Archieven

Archiefstukken, je kunt ze achter elkaar leggen in een even eindeloze als nutteloze sliert van Parijs naar Dakar of van Den Haag tot Chittagong. Je kunt ze door de papierversnipperaar halen en er confetti van maken of je kunt ze bewaren, ordenen en beschrijven opdat toekomstige generaties er iets aan hebben bij de bestudering van het verleden.

Archieven dienen het geheugen en geweten van de samenleving. Dat besef was zelfs aanwezig in de prille staat Bangladesh. In 1973, enige maanden na de aanvang van de onafhankelijkheid van Bangladesh, werd  een Nationaal Archief opgericht, vooral door toedoen van dr K.M. Karim (geb. 1933) een bibliothecaris. In twee winkelpanden aan New Elephant Road , even ten noorden van het oude centrum van Dhaka, werd een massa archiefbescheiden van het Secretariat (departementale organisatie van het voormalige provinciebestuur van Oost-Pakistan met stukken van de voorganger daarvan, het provinciale bestuur van Bengalen onder de Britse overheersing) gestald en een studiezaal ingericht. De jaarverslagen laten zien met hoeveel inzet en toewijding met een absoluut minimum aan hulpmiddelen en in een klimaat van nogal grote onverschilligheid voor het archiefbeheer van de kant van de politici een nationale archiefdienst werd opgebouwd. In 1976 behoorde Karim tot een van de stichters van de Zuidwestaziatische afdeling van de I.C.A. (S.W.A.R.B.I.C.A.). Personeel werd op archiefcursus gestuurd naar Londen en Delhi (Indiase archiefschool) en in 1983 lukte het Karim, de beslissende handtekening van de toenmalige president, generaal Ershad onder de National Archives Ordinance te krijgen. Deze eerste Bengaalse archiefwet werd in 1986 gevolgd door in gebruikname van een nieuw gebouw voor de National Library & Archives of Bangladesh in het regeringskwartier van Dhaka.

Buiten de werkingssfeer van de National Archives liggen de Dictrict Collectorate Records Rooms (DCRR), in elk van de hoofdsteden van de 17 ‘oude’ districten, zoals ze al in de periode tussen 1772 en 1857 waren ingesteld door de Britse Raj en ook na de Onafhankelijkheid van Pakistan in 1947 en de verzelfstandiging van Bangladesh in 1971 waren blijven bestaan tot de administratieve hervormingen van 1984 onder president Ershad. In zo’n District Collectorate Record Room zijn kadastrale gegevens, bestuursarchieven en dikwijls ook de rechterlijke archieven aanwezig. Het beheer geschiedt nog onder de regels van het Bengal Records Manual 1943 dat teruggaat op een eerste versie uit 1854.  Het beheer beperkt zich tot het zoveel mogelijk onberoerd laten van de massa’s papier, het af en toe bestrijden van insecten, ratten en slangen en het volstouwen van gangpaden en uithoeken van het gebouw met nieuw gevormd archief. Een groot deel van de activiteiten van het personeel beperkt zich tot het afgeven van afschriften uit de openbare hypotheek- en eigendomsregisters  (een dikwijls lucratieve werkzaamheid volgens het motto “every job is a shop” !).

Archieven zijn er niet alleen voor historici, archieven zijn er ook of vooral voor de recht en bewijszoekende burger (ook u) die in een goed geordende papierstroom een betrouwbare, controleerbare en dus niet corrupte overheid herkent.

Kloppen de kadastrale gegevens van uw huis, is er vervuilde grond aanwezig op de plek waar u wilt bouwen, hoe loopt nou precies die oude riolering, er schijnt een wat oudere gemeentelijke verordening te bestaan met een kapverbod van de bomen in uw buurt (is dat zo?), u bent uw schooldiploma kwijt en wil toch graag een bewijs hebben dat u bent geslaagd (bent u dat?). Wat zou u er van vinden indien u zo’n bewijs zou kunnen kopen, nee zou moeten kopen, van een sjoemelende ambtenaar die overigens op geen enkele wijze in zou kunnen staan voor de juistheid van die gegevens? Hoe zou u tegen de ‘schoolbewijzen’ van anderen aankijken?

Corruptie

De Nobelprijswinnaars North (USA, 1990) en Amartya Sen (India, 1998) en de Peruaanse ontwikkelingseconoom Hernando de Soto  hebben gewezen op het belang van corruptiebestrijding, doorzichtigheid en controleerbaarheid van procedures in het publieke leven en de betrouwbare, aan democratische controle onderhevige administratie en archiefvorming. De Soto wees er ook op, hoezeer elites hun belangen t.o.v. de arme massa’s beschermen door hun eigendomsregistraties af te schermen, de ‘Glazen stolp’, waar men zoveel mogelijk de grote massa met haar economie buiten wil houden. Met daarbij gevoegd de structuur van een ook van buitenaf – door internationaal opererende multinationals  – instandgehouden ‘detentie-economie’ waarbij van vrije prijsvorming voor de verhandeling van de voor export bestemde goederen (denk aan ‘ready made garments’ / kleding) geen sprake is.

Bijvoorbeeld een project om een goede, betrouwbare belastingadministratie op te zetten in Bolivia, maakt duidelijk dat papieren en digitale vastlegging van procedure en werkwijze – zowel het arbeidsproces als de juridische bewijsvoering – de infrastructuur vormt. Deze infrastructuur bepaalt de doelmatigheid, de eerlijkheid en de corruptiebestendigheid van het verkeer tussen belastingheffende overheid en belastingplichtige burger en/of rechtspersoonlijkheid.  Zonder zo’n infrastructuur blijven beloften om eerlijk en doelmatig te werk te gaan, steken in goede bedoelingen.

Vergunningverlening door de overheid via heldere procedures verkleint de kans op geknoei – met extra douceurtjes (every job is a shop) voor de ambtenaar of bestuurder – en de willekeur in handhaving van wetten aanzienlijk; openbare en controleerbare archiefvorming dus.

Het besef hiervan in de wereld  is  – aarzelend –  groeiend. Dat behoeft ook in Bangladesh  in het kader van de uitvoering van BARM, veel uitleg en discussie.

In grote delen van de zogenaamde Derde Wereld ontbrak tijdens de postkoloniale fase een gezonde bureaucratische traditie: weinig inheemse ambtenaren hadden een via generaties opgebouwde kennis van de positieve betekenis van wat zij toch vooral laatdunkend leerden te zien als “bureaucratische rompslomp”, werk van “dorre klerken” die in ondergeschiktheid hun koloniale meesters moesten dienen. Het hoge koloniale en uitheemse ambtenarenkader voelde zich,  net als hun inheemse opvolgers uit de politieke en intellectuele elite van na de onafhankelijkheid, uiteraard te hoog verheven om zich bezig te houden met het laag aangeslagen papierwerk van dossiers, registers en archieven.  Daarnaast is het aankondigen van voedselprogramma’s, woningprojecten, bruggenbouw en – vooral – strijd tegen corruptie veel spectaculairder en meer mediageniek / esthetischer dan het monnikenwerk van het ontwerpen en uitvoeren van registratie en archiefbeheer om die grootse trajecten ook echt vast te leggen en controleerbaar te houden.

Dat in de traditie van de ontwikkelingssamenwerking (nu zo’n halve eeuw oud), van de kant van de donorlanden, ook Nederland, het belang van registratie en archiefbeheer voor het zuiver en doelmatig maken van het publieke bestuurs- en rechtsverkeer ook pas nu onderkend wordt heeft – paradoxaal genoeg –  te maken met de aanwezigheid van een goed toegeruste registratie- en archiveringspraktijk in de ‘Eerste wereld’. Het is als met vanzelfsprekend gemak: wat al lang onopvallend beschikbaar is, wordt niet opgemerkt: in onze archieven wijzen de alom aanwezige rekeningen van stadsbesturen, regentencolleges van gasthuizen, kloosters enzovoort al op een traditie die al ouder dan zes eeuwen is; dit blote feit op zich maakt de relatie tussen archiefbeheer en controleerbaarheid en doelmatigheid voor ons hier zo vanzelfsprekend dat het verband zijn opvallende betekenis kwijtgeraakt is, in elk geval voor bestuurders, managers, en het overgrote deel van niet-archiefmensen in het algemeen. In het kader van de digitale informatiehuishouding is er juist weer aandacht ontstaan voor het nut en de noodzaak van een goede archiveringspraktijk.

Er is nog een andere invalshoek van waaruit men kan zien  waarom in het besef van de meeste mensen in Bangladesh registratie, archiefbeheer en papieren of digitale controleerbaarheid achteloos weggewuifd worden. Een voorschrift in Bangladesh vergt van werkzoekenden, officiële werkzoekenden welteverstaan, het verwerven van een werkvergunning en –inschrijvingsbewijs bij de gemeente. Een uitvloeisel, een concreet papieren uitvloeisel, van wat ooit vast als onderdeel van een wetgeving tot bevordering van werkgelegenheid en economische ontwikkeling bedoeld was, maar echter en helaas allang een wassen neus geworden, nee erger nog, een manier van bestuurders en ambtenaren om via leges (en vooral natuurlijk ook smeergeld) wat extra inkomsten te verwerven. Voor de belanghebbende en rechthebbende burger vertegenwoordigt zo’n werkvergunning alleen maar de zinloosheid, bemoeizucht, vraatzucht enzovoort van politiek, bestuur en bureaucraten en belichaamt een (veelzeggend genoeg!) papieren maatregel. Wat dus het symbool van rechtskracht zou moeten zijn: een schriftelijke verklaring, vergunning, geboortebewijs, visum, paspoort, kadastraal uittreksel enzovoorts, instrument voor die man of vrouw om een doel in het leven te bereiken, of ongunstige krachten in het maatschappelijke leven af te wenden, wordt een karikatuur of belichaming van het tegendeel: willekeur, inkomensvorming van de bureaucratische en politieke knoeier en bloedzuiger.

Bij het implementeren van BARM moeten dus ook in dit licht veel weerstanden overwonnen worden. Temeer waar ook nog geldt dat een groot deel van degenen die het meeste belang hebben bij het voortbestaan van willekeur, ondoorzichtigheid, gebrek aan verantwoording en wetteloosheid ook de feitelijke maatregelen tot correctie van dat systeem (dat is immers het invoeren van de infrastructuur voor Good Governance!) moeten vormgeven en doorvoeren.

In politieke programma’s bij de verkiezingen van bijvoorbeeld  1 oktober 2001 hadden Awami League (AL), Bangladesh Nationalist Party (BNP) en andere partijen programmapunten als accountability, transparency, rule of law, justice, reducing criminal behaviour en corruptiebestrijding in het openbare bestuur en de kwartaire sector. Helaas blijft het vaak bij een dode letter.

In januari 2007 ontstond er in Bangladesh een Caretaker Government, dat eerst en vooral een reactie was op de voortdurende politieke strijd. Eerlijke verkiezingen werden voorbereid, gebaseerd op betrouwbare kiezerslijsten. De op grond van de nieuwe kieslijsten (gebaseerd op ID cards in samenhang met een invoeren van Bevolkingsregistratie) gehouden verkiezingen van december 2008 maakten het nut van archivering bij registratie van kerngegevens onbetwistbaar duidelijk. Daarmee was de invloed van buitenaf, bijvoorbeld van de Worldbank (vragend om Good Governance sinds 2001) voor het eerst in Bangladesh zelf merkbaar en zichtbaar geworden.

‘Right To Information’ (RTI) werd in 2009 bij wet geregeld in Bangladesh. Vanaf dat moment is met horten en stoten een proces op gang gekomen waarin het belang van dagelijks archiefbeheer van nationaal tot plaatselijk bestuursniveau zichtbaar werd. RTI doet burgers, soms aarzelend vanwege een lange traditie van gesloten bestuur, om informatie vragen bij hun overheid. En dat nu precies vraagt om toegankelijke en volledige archieven. Zowel nieuwe als oude. In deze ontwikkelingslijn past ook de verbreiding na 2009 van toepassing van het zogenaamde Citizen’s Charter (servicenormen, afspraken) tot in de sfeer van het plaatselijke bestuur. In de kleinste gemeenten treft men nu de UISC’s aan: Union parishad Information Service Center. Deze UISC’s zorgen voor digitalisering van de Burgerlijke Stand, bieden Internetcommunicatie aan hun locale gemeenschap en leveren overheidsdiensten volgens Citizen’s Charter.  En dan is er nog de beleidskeuze van de regering (sinds 2009) onder het motto “Vision 2021 (50 jarig jubileum van de staat Bangladesh) ‘Digital Bangladesh 2021’. Al dit beleid draagt bij aan een verbreiding van een soort  “informatiegevoeligheid” of “informatiebewustzijn” onder brede lagen van de bevolking die daardoor in  een ongekend intensief contact met de overheid wordt gebracht. Daardoor is het tot voor kort bestaande model van een overheid die, als in de koloniale tijd, veilig afgezonderd van de maatschappij en zich onbespied wanend haar gang kon gaan snel aan het vervagen.

Daarmee is overigens nog geen eind gekomen aan het grootste gif in de maatschappij: corruptie, maar meer transparantie is een goed begin.

Stabiliteit in de politiek is er helaas niet en dat  is wel nodig om tot ‘goed bestuur’ te komen. Begin april 2013 schreef journalist Abdul Hannan in de Daily Star (de NRC van Bangladesh): ‘Perhaps poet T.S. Eliot was right when he wrote “April is the cruelest month.” ’ Abdul Hannan is geen helderziende. Hij doelde niet op de aanstaande ramp in het Rana Plaza gebouw in Dhaka op 24 april waar naar schatting 900 textielarbeiders zijn omgekomen, meest jonge vrouwen. Hannan refereerde aan de politieke tegenstellingen: ‘By all indications, the country is teetering on the brink of potential danger of a long-running and bloody civil strife, like that of Afghanistan, Somalia, Sierra Leone and Darfur, under what many describe as the burden of two predominant political parties, the ruling Awami league and the main opposition party BNP, fighting at loggerheads for power. God forbid that it should happen.’ (Daily Star 7 april).

Bewustzijn

Veel groepen moeten links en rechtsom bereikt worden met archiefbewustzijn bevorderende activiteiten. Er zijn diverse opleidingsinstituten van overheidspersoneel  die bereikt moeten worden. Via postdoctorale opleidingen moeten veel studenten in richtingen al;s Bestuurskunden, Sociologie, Rechtswetenschap, Geschiedenis, Economie, Informatica, Bedrijfskunde,  Medicijnen, Psychologie op de hoogte worden gebracht van begrippen als ‘good governance’ en ‘right to information’ en het belang daarvan voor de democratische rechtsorde. Dit geldt natuurlijk ook voor boeren, pachters, werknemers in ambacht en bedrijf (loonstrookjes, arbeidscontracten), scholieren en niet in de laatste plaats politici, bestuurders, leden van volksvertegenwoordiging, de rechterlijke macht en ambtenaren.

Dat betekent dat een projectorganisatie opgebouwd moest worden die een heel wat langere tijd moet werken dan eigenlijk voor een project goed is. Immers, projectmatig werken vergt een korte looptijd. Als we het hebben over het BARM-project dan gaat het om decennia van bewustmaking (netwerkopbouw en –onderhoud, publiciteit in de grote media en de vakbladen) van publieke opinie, overheden en kwartaire sector en bedrijfssectoren. Daarnaast wordt gewerkt aan het opzetten van een infrastructuur voor archief- en informatiebeheer en –beschikbaarstelling, scholing van archiefpersoneel en informatiebeheerders en wetswijziging (Right to Information Act).

Bij archiefbeheer in Bangladesh denk je niet aan een dringende noodzaak in de sfeer van eerste levensbehoeften; hoe maak je duidelijk, vooral voor buitenstaanders, dat archiefbeheer zeker even wezenlijk is als wegenaanleg en de bouw van havenfaciliteiten?

Je moet laten zien dat de relatie tussen corruptie en archiefbeheer onopvallend is voor buitenstaanders maar  niet voor direct betrokkenen.

Ontwikkelingssamenwerking

Een  belangrijk ijkpunt in de Nederlandse ontwikkelingssamenwerking is de aanwezigheid van betrouwbaar bestuur, ‘good governance’ in een voor hulpverlening in aanmerking komend land.  Nu is hier al meteen sprake van een paradox: enerzijds kan een te helpen land alleen maar in aanmerking komen voor hulp wanneer er voldoende elementen van betrouwbaar bestuur aanwezig zijn, anderzijds is nu juist een wezenskenmerk van de sociaaleconomische en technische onderontwikkeling – waarin ons ontwikkelingsbeleid als donorland soelaas wil bieden – het slecht functioneren van bestuur en rechtsstelsel.

Bangladesh behoort tot de groep landen waarmee ons land een intensieve  ontwikkelingssamenwerking heeft ontwikkeld, teruggaand tot 1972 toen de nieuwe staat ontstond uit het Pakistaanse Oost-Bengalen. Voor 1971 was er al een hulprelatie met Pakistan waarvan Bangladesh toen de oostelijke helft uitmaakte. Het land is bijna 4 maal zo groot als Nederland en kent  met zijn [160….FG 7 mei 2013] miljoen inwoners een ernstig overbevolkingsvraagstuk. Mede onder invloed van een massale toepassing van kunstmest, irrigatie en plantveredeling is het beeld van massale hongersnoden verleden tijd geworden. De gemiddelde levensduur ligt op 50 jaar en het onderwijs heeft geresulteerd in een alfabetisering van ruim 30%. Sedert onderwijshervormingen van 1993 vertoont het aantal vrouwen met scholing een opvallende stijging.

De laatste jaren speelt ook de verspreiding van mobiele telefoons (China dumpt overschotten in productie in landen als Bangladesh) een rol bij alfabetisering. Een vrouw op het platteland die een sms kan sturen naar een dokter in het dichtstbijzijnde dorp heeft daar (levens)belang bij. Een dicht en goed werekend computernetwerk heeft Bangladesh niet, maar  de mobiele telefoons/smartphones zijn niet meer weg te denken uit het straatbeeld. Ze functioneren ook als verbinding met het Internet.

In de Europese contekst zijn vooral landen als Noorwegen, Zweden en Denemarken gericht op culturele ontwikkeling, denk aan behoud van het culturele erfgoed. Engeland heeft als centrum van de Common Wealth speciale belangstelling voor institutionele ontwikkelingssamenwerking, bij uitstek het terrein van het bevorderen van ‘good governance’ .

Nederlandse organisaties en bedrijven hebben zich vooral ingezet op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, waterbeheer en de ontwikkeling van landbouw en veeteelt. In dit beleid geldt als bijzonder aandachtpunt de positie van nietbevoorrechten, zoals de vrouwen, landloze families en minderheden.

Gedurende het laatste decennium is steeds meer het inzicht gegroeid dat versterking van overheidsfunctioneren en de ontwikkeling van instellingen in het maatschappelijk middenveld, zoals we dat hier in ons land noemen, basisvoorwaarde is voor gewenste sociale en economische ontwikkeling.

In dit veld is in 1995 door toedoen van prof. Dr Ratan Lal Chakraborty, en zijn collega’s  Muntasir Mamoon, Sirajul Islam en Sharifuddin Ahmed en Floor Geraedts (toen gemeentearchivaris van Leidschendam), het archiefproject Bangladesh van start gegaan, oorspronkelijk als antwoord op vragen vanuit hun onderzoeks- en onderwijspraktijk in het History Department van Dhaka University en de directie van de National Library & Archives of Bangladesh in Dhaka. Het project, vanaf 1996 onder de naam BARM  (Bangladeshi Archives & Records Management), werd in 1998 –  door bijzondere inspanning van (toen nog) gemeentearchivaris van Leiden, Theo Schelhaas  – opgenomen in de activiteiten van de Stichting Saamhorigheidsfonds Heemstede en in 1999 geadopteerd door de Kring van Zuid-Hollandse Archivarissen.

Wat heeft BARM bereikt?

Programma van BARM was het met elkaar in contact brengen van voor het archiefbeheer relevante personen en instellingen, in Bangladesh en in tweede instantie daarbuiten. De meeste historici in Bangladesh zijn niet vertrouwd met archiefonderzoek. De studiezalen van de National Archives zijn voor hun onbekend terrein, evenals de 17 District Collectorate Records Rooms verspreid over het land. Deze DCRR’s zijn combinaties van kadaster, gerechtelijke archieven in de regio en bestuursarchieven, opgericht vanaf 1759 en nog steeds in werking.

De reizen naar Bangladesh hebben ervoor gezorgd dat collega’s in Bangladesh opleidingen hebben genoten (van cursussen ter plaatse, ‘train the trainers’, tot uitzending naar India) en hebben de collega’s in contact gebracht met internationale netwerken (ICA, NL, Skandinavië). De bezoeken hebben geleid tot de oprichting ter plekke van BARM-Society. De relatie tussen BARM en BARM Society is verankerd bij de Commissie Archival Solidaity van de KVAN. Het zogenaamde ‘’Heritage Centre” in Rajshahi (een IISG in de dop) heeft ondersteuning gekregen. Vakkennis wordt uitgewisseld onder meer via de weblog https://bangladesharchives.wordpress.com en vooral ook de Facebookgroep ‘Friends Of Archives of Bangladesh’ (= FAB).  Het aanboren van in Bangladesh aanwezige kennis werd ook vormgegeven door het zoeken van samenwerking met ICDDR,B (Archief-  en bibliotheekafdeling) en Information Science & Library Management Deptartments en Computer Science & Engineering – departments van verschillende universiteiten. Soms is er een uitwisseling van studenten, en collega’’s (Universiteit Leiden, internationale conferenties). In Bangladesh zelf heeft de Right to Information Act bijgedragen aan de bewustwording van het belang van een goede administratie voor goed bestuur. Het regeringsprogramma ‘digital Bangladesh 2021’ stimuleert de digitale ontwikkelingen.

BARM is ondertussen een Stichting geworden met ANBI-status. Dat helpt bij fondsenwerving. Stichting “De Pelgrimshoeve Zoetermeer”, Stichting Saamhorigheidsfonds Heemstede, Kledingfonds KICI en Rotary-clubs hebben tot nu toe ondersteuning verleend.

Een sterke nadruk in het BARM-programma ligt op opleidingen. Waarop zijn de cursussen en trainingen gericht? Medewerkers van de nationale archiefdienst hebben vooral belangstelling voor de aanpak van dagelijks terugkerende problemen op het gebied van, materieel beheer en dienstverlening. Wat voor specifieke kennis of vaardigheden hebben wij hun te bieden? Die liggen bijvoorbeeld op het vlak van organisatie en planning. Zelf hebben zij aanzienlijke talenten op het vlak van functioneren in minimale omstandigheden en wanneer het op improviseren aankomt. Eenmalige acties waarvan de uitwerking kortdurend is kunnen zo heel bevredigend tot stand komen. In de wereld van archiefbeheer en informatiebeleid heb je natuurlijk nogal sterk met langlopende processen te maken. Daarin een juiste ‘rijsnelheid en koers’ bepalen vergt zorgvuldige planning en organisatie.

Bijvoorbeeld tijdens conferenties in november 1997, februari 1998 en oktober 1999 waarbij het nationale historische genootschap (Bangladesh Itihas Samiti) en diverse historische instituten en het Nationaal Archief betrokken waren, kwam aandacht voor het uitzonderlijk gebrekkige archiefbeheer en bleek ook grote belangstelling voor betere huisvesting, opleiding van personeel en een hervorming van het archiefwezen. Groot knelpunt, altijd weer,  is hoe de (ontluikende) belangstelling voor de noodzaak van goed archiefbeheer kan worden omgezet in een structurele planning en  programma en de financiering daarvan. Het tempo is wisselend en vaak een kwestie van een paar stappen vooruit en een paar stappen achteruit.

Samenwerking van BARM – Society met ‘Prothom Alo’, een belangrijke landelijke krant in Bangladesh, heeft vanaf 2010 een versterking ingeluid, met name inzake netwerkopbouw. Intensivering van het archiefbewustzijn en kennisdeling via studiedagen, ook samen met de National Archives of Bangladesh, krijgen hierbij extra aandacht.

Begin januari van 2013 is vanuit het Archival Department van ‘Prothom Alo’ een groep van start gegaan: Friends of Archives Bangladesh, met een gelijknamige Facebookgroep als belangrijkste forum. Deze groep, Friends of Archives Bangladesh (FAB) heeft ook contact met  Bondhushova, de vereniging van vrijwilligers van ‘Prothom Alo’, zo’n tweehonderd meest jonge mensen die zich maatschappelijk willen inzetten in allerlei sectoren en daarmee ook hun arbeidsmarktpositie willen verbeteren. Hiermee wordt een versterking van het uitstralingseffect van BARM bereikt.

Ook het beschikbaarstellen van Nederlandse archiefbronnen, vooral vanuit het VOC-archief in het NA in Den Haag, via scanning, transcriptie en vertaling heeft, gestart op verzoek van het Archival Department van genoemde krant, tot doel bij te dragen aan verdere ontwikkeling van de Bengaalse geschiedschrijving.

Wat willen  BARM en BARM-Society nog bereiken?

Bovenstaande doet wellicht vermoeden dat BARM gebaat is bij een enorme ‘pot geld.’ Hoewel de financiering ronduit onvoldoende is – ondersteuning voor de reizen en het opzetten van een programma –  blijft meer dan welkom , is dat laatste niet het geval.  BARM stelt zich op het standpunt dat alle initiatieven ter plekke moeten worden ondersteund, hetzij in menskracht, hetzij in bescheiden (hoe bescheiden dan ook) financiële middelen. Grote geldstromen trekken meestal de verkeerde mensen aan en leiden niet vanzelfsprekend tot grote daadkracht.

Het opzetten van een structurele archiefopleiding in Bangladesh blijft het speerpunt van BARM en BARM-Society. De komende twee jaar zullen alle inspanningen daar op worden gericht, opdat het jubileumjaar 2015 waardig kan worden afgesloten.

FG/RS mei. 2013



One year BARM Society, 16 years BARM
February 24, 2010, 6:12 pm
Filed under: Foundation | Tags:

February 24th was the first anniversary of BARM Society. Congratulations to all involved in BARM projects such as the train the trainers program. Happy anniversary. Rene Spork, Netherlands.



BARM Society and it’s mission, by Florus Geraedts
March 7, 2009, 7:08 pm
Filed under: Foundation | Tags: ,

indiabangladesh-048a-kopie

BARM Society and its mission: How to start solving archival Information Problems in Bangladesh, 6 March 2009-03-05

Ladies and gentlemen, The present Director of the National Archives (in office since april 2007), whom I have the honor to call my friend actually gave me the motto for the BARM work in Bangladesh:
On 24 May 2007 he told me: “I read your documents on Bangladesh Archives and Records Management: it is all very interesting and relevant. But here is my first advise: you should do more in order to prevent a failure”. In Latifur’s typical words: don’t let BARM become part of the World and All Time’s Encyclopedia of Failures.

During the last 14 years I visited Bangladesh for archival development project BARM and I could see the hope giving efforts of the National Archives to collect and preserve archives, spread knowledge on archives and history by organising exhibitions, inspection visits to record creating Govenment institutions and bringing out a Newsletter on Archives and National Library. However, at the same time a process of decay was going on: during those years since 1995, experienced staff went on retirement and was not replaced on the necessary level of professional knowledge. More aspects show the worse condition of National Archives: A crucial process: digitizing Archives by scanning of the Archives and presenting these on Internet has been stopped almost one year ago. Thus we are in a backlog now and lost a most valuable contact with the SDNB project on makng New Website for National Archives of dr Asad Uzzaman and mr Touhid Uzzaman in BIDS. Accessioning of newly acquired archives still hampers. Inspection of the newly created government records hardly takes place and advising and training of record keepers and officers in charge of records all over Bangladesh are almost non existent.
In the present process of digitizing the Information Management, this National Archives plays no role at all. There is no cooperation with the Information Science and Library Departments of our Universities. All cooperation with education institutes of IT professionals is absent. I found out that any awareness about Archives in IT sector is lacking. National Archives and Archival World even has no CONTACT with the Grameen Initiative of Collecting Historical Documents on 1971 Liberation War and the 500 Grameen Computer Community Learning Centers as I heard on 19 february in Kulna University. There is no cooperation with the Bangladesh Computer Council though National Archives should be involved in digitizing information management. In Malaysia for example their National Archives is serving the nation and the whole society by full swing involvement in creating an electronic Goverment Service to the Citizens. The Motto of Malaysian National Archives is: Sharing Information will enrich each and everyone, Keeping secret and unused of Information, Archives and Records will hamper the spreading and extension of Knowledge. That brings hampering of progress and ongoing lawlessness and poverty in our economy and society. Transparency and accountability are absent everywhere.
But there are signs of hope: In Rajshahi University, Prof Anwar Hossein is, with his staff, doing his utmost to build up transparency and accountability by creating and improving the Examination Controller’s administration. This initiative might invite other Universities, state and NonGovernment, and colleges and highschools to do the same as well: build up of reliable educational archives. The 29 december elections for Parliament happened to be the most free and well prepared elections of 37 years Bangladesh History. This had its roots too in application of Good Information and Records Management. The Implementation of ID card and Voters List, based on Birth Registration and serious data collection in 2007 and 2008 shows GROWING Awareness about how to build up good Archives and Records Management in Government and Society.
The Government of Bangladesh seriously will strive at a better future by announcing the Bangladesh 2021 Vision. The imposing of the Right To Information Act (october 2008) will be a mighty leap forward: it will force Government to become transparent, democratic and effective. This Right To Information Act will make the inhabitants of what was once a Mugul Empire, then British Colonial Raj and then a colony of Jinnah’s Pakistan to real, self conscious CITIZENS of a free and prosperous Bangladesh. Because with this Right to Information Act, Information Management and Digitizing are one and undivisable action. Right To Information for all citizens absolutely needs proper Archives and Records Management in all levels and quarters of Government. For reaching access to the Government Archives and Records, proper Records management is absolutely needed. For this aim the National Archives is the linch pin, a crucial actor. Is the National Archives of Bangladesh ready to play this role? Not at all. The National Archives now is in total agony: a suffocating, if not dying Digitizing Records Project. National Achives with a decreasing staff, without perspective of professional training, without proper Internet connected equipment can NEVER meet the needs of Bangladesh Government, Economy and Society for coping with the challenges of the electronic Information World. It can play no role in scientific development.
BARM Society should help the National Archives and all quarters of the GOB to execute the Archives Ordinance and the Right To Information Act as well. Land administration, Civil Registration, Judiciary, Regional and Local Government Record Keeping should become spearheads of innovative Archives and Records Management. Pilots must be developed ASAP and this will be part of the Roadmap to Bangladesh 2021, a new chapter in Bangladesh History.
BARM Society wants to develop all activities as presented by Lt Colonel Lutful Haq, dr Sharifuddin Ahmed, dr Mahbubur Rahman and others and a complete schedule of tangible steps forward will be published soon. It is my sincere hope and request to you to help us: the right honorable Government Representatives are kindly urged to take steps for strengthening the National Archives and archival care through the whole nation. All the members of the audience are requested to become member of the BARM Society and to develop ideas for archives rescuing and archival information management in all corners of Bangladesh.
Main target now should be the spreading of the feeling of urgency to rescue archives
asking local officials in their offices about their records, how they accession and preserve these archives & records, how old their eldest records are. This is inspection work which the NAB has to do according to their assignment. BARM Society can do this as relevant activity. These visits create scope for proving local officials the relevance of record management, teach them how to manage archives and records. For example: the Urgency Course on record keeping in the National Archives of 18 and 19 March will show the door to solutions of the Bangladshi Archives Problems. The same way, Heritage Archives in Kazla Gate here in Rajshahi will set an example how to solve the archival problems. Local Archives rescuing work in Dinajpur, Narayanganj and the Tea Board Archives will show us the way how all of us can work locally. The way, how ICDDR,B is building their archival collections o research documentary and pictures is absolutely setting standards for all of us.
During each visit we should ask the present officers how they keep their records? Where they preserve their non current records? What problems they are confronted with? Discuss with them, how you, of the BARM Society could help them to find ways of solving the archival problems. Hand out and explain to the officers or maire or Council members the Information Leaflet (with website addresses and mobile numbers) about BARM Society and BARM activities. Furthermore: brochure on NAB (what can NAB mean for your paurashava on helping to preserve your local archives?), National Archives ordinance 1983, Right To Information Ordinance 2008 and brochure on private archives, for example Heritage Archives, Tea Board Archives, ICDDR,B Archives, ZIA Heart Foundation Archives as example.This is extremely important because the local officers are JUST interested in PRACTICAL information on PRACTICAL solutions, not in theories and academic disputes.
Activities started already by Mr Lutful Haq, mrs Salma Islam and mr Ali Akbar for example. Last week I visited local record rooms in Ioari Union Parishad (Bhobanipur Bonpara, Distr. Natore), Birampur and Fulbari Paurashava (distr. Dinajpur).
Every 3 months a meeting of BARM Executive Committee (33 persons appointed in the Launching Meeting 24 february in National Museum, Dhaka) is needed to exchange experiences with our activities and to solve problems. Keep these meetings INFORMAL and PRACTICAL: we do not execute our BARM task by seminars and discussions but first of all by practical work and tangible results. The meetings should first of all focuss on collecting data and reports on archival visits and rescuing activities. These reports and data (in the NAB files: archival inspection reports! See for example the Inspection reports of 1978-1983) must become available by website / blog. Based on the Right To Information Ordinance 2008, the Government of Bangladesh is stimulating us to do so.

In between these meetings of the Executive Commitee, the Steering Committee should meet more frequently to put information about our visits, courses, rescuing of archives etc. on Blog or website. And to take care of our list of members and sympathizers and well wishers, in Bangladesh. And our international allies, like ICA, SWARBICA and keep the This is extremely important in order to keep all of us well informed and MOTIVATED to CONTINUE our BARM work.

We will have to visit as much as local record rooms as possible, short training program on archives & record keeping for DC’s, Paurashava maires, UP chairmen, magistrates in judiciary organisation. This way they will get acquainted with National Archives and BARM Society and National Archives and BARM Society will get a much better picture of Archives Information Problems and solutions in Bangladesh. By our work (BARM Society and National Archives) the ministers and secretaries of Culture, Home affairs and Information will become much more informed and aware of the REAL problems and solutions. In this way, these political authorities can contribute and facilitate to the Road map and the BangladeshVision 2021.

The work of NAB and BARM Society will be most challenging and satisfactory if we are ready to do it and to continue despite many disappointments and frustrations. But if we are able to persist and work with devotion, we can succeed. BARM can help to create a more honest, prosperous and civilized Bangladesh by stimulating Information Management for Good Governance and Professional Historiography.



BARM Society 2009
February 1, 2009, 7:04 pm
Filed under: awareness, Foundation, meeting, program, training, visit | Tags:

indiabangladesh-088

BARM Society 2009

Florus Geraedts of BARM will visit Bangladesh from February 6 – march 29 2009. One of the highlights will be the foundation of BARM Society. The BARM Society is initiated on july 26 2008 in Kuala Lumpur during the ICA congress by Sharif Uddin Ahmed, Lutful Haq, Mahbubur Rahman, Elias Miah, Fazle Mir and Florus Geraedts. This BARM Society’s Steering Committee will have the meeting to launch the BARM Society on 24 February 2009 in Dhaka.

In the meantime the Dutch Archivists Professional Association, Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland decided to start a twinning project with the BARM Society and their Norwegian Colleagues in the Norsk Arkivråd.

This webblog is a tool of communication for all BARM-ers, both in Netherlands and particularly in Bangladesh and in near future as soon as possible Norway, India, Pakistan, Malaysia, Sri Lanka, Nepal, Japan, Philipines.



BARM group Netherlands
February 1, 2009, 4:34 pm
Filed under: Foundation | Tags:

In 1999, while deciding to incorporate the BARM program, the Solidarity Foundation Heemstede (SFH) found the Association of South Holland Archivists (ASHA) as partner in guiding the BARM project. Delegates from both SFH and ASHA joined in a permanent committee to supervise the BARM program; this committee became commonly known as BARM group. Members were: mrs Els van den Bent (1999-now), mrs Yvonne Bos-Rops (2006-now); René van den Berge (1999-2003); Florus Geraedts (1999-now); Ronald Grootveld (1999-2002); Sigfried Janzing (2002-now); Theo Schelhaas (1999-now); René Spork (1999-now).